Charte éthique.
Les principes qui encadrent les services de Néo-Justice : protection des intérêts des clients, confidentialité, sécurité, transparence, impartialité et qualité.
Nos engagements, en toute transparence.
La Charte fixe dix principes essentiels et quatre annexes relatives à la relation client, au Comité Scientifique et Éthique, aux Arbitres et Tiers Indépendants et à la protection des données personnelles.
PRINCIPES ET ENGAGEMENTS
Préambule
La présente Charte (« la Charte ») est inspirée de la deuxième version de la « Charte éthique pour un marché du droit en ligne et ses acteurs », rédigée sous les auspices des associations ADIJ et Open Law* Le Droit Ouvert, qui « propose un ensemble de règles visant à donner à tous les usagers des services du droit des garanties de compétence, de confidentialité et de responsabilité afin de stimuler l’innovation de la LegalTech (entreprises innovantes dans le domaine juridique) dans un cadre harmonieux et respectueux de la diversité des acteurs tout en renforçant la confiance du public dans ses produits et services ».
Soucieuse de faciliter l’accès au droit et à la justice, Néo-Justice s’accorde sur le fait que le droit et la justice exigent une éthique particulière dans l’intérêt du justiciable et de l’État de droit.
Dans cette perspective, la présente Charte incarne l’engagement de Néo-Justice à contribuer tant à la promotion des nouvelles technologies qu’à la qualité de la transition vers ces nouvelles technologies, en s’engageant en particulier sur :
- la qualité de service que peuvent attendre les personnes qui recourent aux services proposés par Néo-Justice ;
- le respect des obligations en matière de sécurité et de confidentialité ;
- le respect des périmètres d’intervention de chaque profession ;
- la responsabilité des acteurs de Néo-Justice.
Protection des intérêts des clients et confidentialité
Néo-Justice s’engage à agir en priorité dans l’intérêt des clients au profit desquels ses services et solutions technologiques sont proposés.
À ce titre, Néo-Justice est particulièrement attentive à :
- s’interdire toute situation potentielle de conflits d’intérêts ;
- s’assurer en permanence du fait que ses services sont conformes au dernier état du droit positif ;
- délivrer à ses clients une information loyale, claire et transparente sur la nature des prestations proposées, leur coût et leur conformité juridique.
Néo-Justice s’engage également à imposer les mêmes obligations à ses partenaires et sous-traitants, dont les prestations pourraient être sollicitées pour réaliser le traitement des données de ses clients.
Néo-Justice reconnaît la nécessité dans un État de droit de garantir le secret professionnel et s’engage à la confidentialité de ses échanges avec sa clientèle, en s’interdisant de révéler les informations qui lui sont confiées, hors les cas où une autorité administrative ou judiciaire l’y oblige ou l’y autorise.
↑ Retour au sommaireSécurité
Néo-Justice convient que les données et informations de ses clients ne sauraient être stockées, échangées ou traitées en dehors d’un cadre sécuritaire adéquat.
La Politique de confidentialité actuellement applicable est publiée sur une page dédiée et précise notamment les données traitées, les finalités et bases légales des traitements, leurs destinataires, les durées de conservation, les mesures de sécurité ainsi que les droits des personnes concernées.
Consulter la Politique de confidentialité de Néo-Justice
↑ Retour au sommaireConflits d’intérêts
Néo-Justice s’abstient d’intervenir dans des situations de conflits d’intérêts, qui s’entendent de toute situation dans laquelle Néo-Justice, du fait de sa position ou de ses prestations antérieurement réalisées, détiendrait une information confidentielle d’une personne qui pourrait modifier la façon dont elle assure le traitement de la situation d’une autre personne, ou plus généralement compromettre la neutralité de ses prestations.
Les conditions dans lesquelles Néo-Justice prévient l’apparition de tout conflit d’intérêts sont définies dans le Règlement Intérieur du Comité Scientifique et Éthique et le Règlement de Négociation et d’Arbitrage de Néo-Justice.
↑ Retour au sommaireConformité au droit positif
Néo-Justice s’engage à prendre toute mesure nécessaire pour que son activité soit en conformité avec le dernier état du droit applicable et, en particulier, les dispositions pertinentes des codes et lois de la consommation, du commerce, des communications électroniques et de la propriété intellectuelle, ainsi que du droit de la protection des données personnelles.
Néo-Justice s’engage à ce que les services qu’elle propose, qui concernent directement ou indirectement la gestion de procédures contentieuses ou pré-contentieuses, soient conçus et fournis dans le strict respect des dispositions applicables à chacun des types de contentieux concernés, notamment le droit à un procès équitable.
↑ Retour au sommaireInformation loyale, claire et transparente
Néo-Justice s’engage à fournir une information loyale, claire et transparente sur ses prestations.
↑ Retour au sommaireResponsabilité civile professionnelle
Néo-Justice s’engage à souscrire une assurance de responsabilité civile professionnelle adaptée à ses activités afin de garantir et d’indemniser, dans les conditions prévues par les Conditions Générales de Service, les dommages que ses activités seraient susceptibles de causer.
↑ Retour au sommaireTravail collaboratif et concurrence saine et loyale
Néo-Justice s’engage à favoriser des échanges ouverts et collaboratifs avec les autres acteurs de la LegalTech, afin de promouvoir le développement des services et des technologies de la LegalTech.
Néo-Justice s’engage, en outre, à entretenir des relations de collaboration ou de concurrence loyale tant avec les autres acteurs de la LegalTech qu’avec l’ensemble des professionnels du droit.
↑ Retour au sommaireRelations avec les professions réglementées
Néo-Justice s’engage à respecter le périmètre d’intervention des professions réglementées du droit tel que défini par leurs statuts respectifs.
Plus généralement, la collaboration réciproque entre Néo-Justice et les autres professionnels du droit doit s’effectuer de manière équilibrée entre eux et transparente vis-à-vis des clients.
↑ Retour au sommaireQualité des prestations
Afin de garantir l’excellence des services rendus, Néo-Justice a adopté une Charte des Arbitres et Tiers Indépendants destinée à garantir l’application des plus hauts standards de qualité, annexée à la présente Charte.
↑ Retour au sommaireSuivi de l’application de la Charte
Le suivi d’application de la présente Charte est assuré par un Comité Scientifique et Éthique indépendant, dont la composition et le fonctionnement sont fixés dans un Règlement Intérieur annexé à la Charte.
Néo-Justice convient que l’adoption de la Charte implique une démarche volontaire de mise en œuvre des engagements qu’elle contient, ainsi que de suivi et d’évaluation régulière des mesures prises en ce sens, aux fins d’amélioration constante de ses pratiques.
La Charte est publiée sur le site internet de Néo-Justice.
↑ Retour au sommaireRELATIONS AVEC LA CLIENTÈLE
Une relation client de qualité
En adoptant une Charte éthique (« la Charte »), Néo-Justice souligne son attachement à la promotion d’une relation client de qualité.
Néo-Justice s’engage à mettre en œuvre les principes suivants au profit de ses clients :
- qualité de service ;
- simplicité du parcours utilisateur ;
- respect des délais d’intervention ;
- transparence ;
- accès à une démarche de Justice ;
- service clients ;
- devoir d’information.
Néo-Justice s’engage à fournir ses prestations en vue de délivrer aux clients et utilisateurs un service de qualité donnant accès aux informations utiles à la prise de décision et fournissant l’assistance nécessaire en cas de besoin. La satisfaction des clients est la priorité de Néo-Justice et guide l’ensemble de ses actions et processus.
Qualité des produits et services et amélioration continue
Néo-Justice s’engage à offrir des produits et services de qualité.
À cette fin, Néo-Justice :
- veille à s’entourer de professionnels et partenaires compétents ;
- met en œuvre des processus d’amélioration continue en matière de conception des produits et de qualité de service ;
- s’assure, en matière de développement de solutions logicielles, que l’amélioration continue porte notamment sur le bon fonctionnement de la solution logicielle au regard des spécificités annoncées.
Simplicité du parcours utilisateur
Néo-Justice reconnaît que la simplicité du parcours utilisateur est un élément clé de l’accessibilité à son offre. Elle s’efforce dès lors de mettre en œuvre les moyens pertinents pour faciliter et améliorer en continu ce parcours utilisateur.
Respect des délais d’intervention
Néo-Justice veille à respecter des délais d’intervention raisonnables tant en ce qui concerne la délivrance de ses services, que la maintenance en cas de difficultés d’accès au service ou de dysfonctionnements techniques.
Transparence
Conscient que ses clients ont besoin d’une information claire et complète, en particulier en ce qui concerne les prix, les services et les produits, Néo-Justice s’engage à faire preuve de toute la transparence requise à cet égard.
En particulier, Néo-Justice :
- adopte une politique de tarification claire ;
- précise exhaustivement le détail de chaque prestation, les spécifications de chaque produit ou service ;
- fournit un point d’entrée facilement accessible pour toute réclamation par le biais d’un Médiateur ;
- fournit à ses clients une information claire concernant l’accès au point d’entrée pour les réclamations éventuelles.
Service clients et médiation
Néo-Justice propose à ses clients un service clients qui permet de répondre efficacement et rapidement à toute demande d’assistance.
Les clients de Néo-Justice pourront également saisir le service de médiation de Néo-Justice dont la vocation est de traiter toute éventuelle insatisfaction des clients.
Devoir d’information
Néo-Justice veille à offrir une information formalisée, simple et complète à ses clients pour l’ensemble des points évoqués dans cette Annexe. Elle s’assure que l’information est facilement accessible et compréhensible.
↑ Retour au sommaireRÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ SCIENTIFIQUE ET ÉTHIQUE
Missions du Comité Scientifique et Éthique
Le Comité Scientifique et Éthique de Néo-Justice (le « Comité Scientifique et Éthique » ou « Comité ») a pour missions de :
- veiller au respect des principes juridiques et éthiques dans le cadre des services proposés par Néo-Justice ;
- garantir l’application de la Charte éthique de Néo-Justice et de ses Annexes ;
- veiller à l’indépendance et à la neutralité des Arbitres et Tiers Indépendants désignés, à la transparence des règles de fonctionnement, à l’efficacité et à la neutralité de la plateforme ;
- émettre des avis ou recommandations sur les éventuelles évolutions des règles de fonctionnement et nouveaux services proposés par Néo-Justice.
Composition
Le Comité Scientifique et Éthique est composé d’au moins trois Membres, dont un Président.
Les membres du Comité Scientifique et Éthique doivent disposer de compétences reconnues dans les domaines de la déontologie, de l’éthique et être reconnus pour leurs connaissances dans les matières juridiques.
Nomination du Président et des Membres
Le Président du Comité Scientifique et Éthique est nommé par le Président de Néo-Justice.
Les membres sont proposés par le Président du Comité Scientifique et Éthique au Président de Néo-Justice.
Le mandat des membres, y compris celui du Président du Comité, est d’une durée de 2 années renouvelables.
En cas de vacance en cours de mandat pour quelque raison que ce soit, il est pourvu à la nomination d’un remplaçant dans les mêmes conditions que celles prévues au présent règlement pour la durée restant à courir du mandat.
Devoirs et obligations des Membres
Les membres du Comité Scientifique et Éthique ne peuvent pas se faire représenter.
Tout membre, y compris le Président du Comité Scientifique et Éthique, qui se trouverait dans une situation de conflit d’intérêts, directement ou indirectement, doit en informer les autres membres et se retirer pendant la durée de l’étude du dossier et des délibérations afférentes.
Les délibérations et dossiers étudiés par le Comité Scientifique et Éthique sont confidentiels. Les membres du Comité Scientifique et Éthique sont tenus d’observer une confidentialité stricte à propos des informations qui leur sont transmises et de la teneur et du contenu des délibérations dudit Comité.
Chaque membre du Comité Scientifique et Éthique exerce ses fonctions en toute indépendance et impartialité.
Chaque membre du Comité Scientifique et Éthique exerce ses fonctions de manière impartiale, loyale et objective, avec rigueur, diligence et intégrité.
Tout manquement à l’une des dispositions du présent Règlement, constaté par le Président ou un membre du Comité Scientifique et Éthique, entraîne la déchéance immédiate du mandat de ce membre.
À partir de trois absences consécutives non justifiées, le Président du Comité ou la Présidente de Néo-Justice, au cas où le Président serait affecté par cette mesure d’exclusion, peut décider de l’exclusion du Membre.
Fonctionnement
Le Comité Scientifique et Éthique peut être saisi par le Président de Néo-Justice, le Comité Stratégique, le cas échéant, le Médiateur de Néo-Justice ou s’autosaisir de toutes questions scientifiques ou éthiques justifiant un avis.
Les Membres du Comité Scientifique et Éthique se réunissent à l’initiative de leur Président. Ils peuvent valablement délibérer sur l’ordre du jour, dès lors que plus de la moitié des membres du Comité est présente.
Les réunions peuvent être physiques ou dématérialisées (audio ou visio-conférence).
Un compte-rendu écrit est rédigé à l’issue de chaque réunion. Ce compte-rendu est transmis pour approbation à l’ensemble des Membres du Comité. Après validation, le compte-rendu est diffusé au Président de Néo-Justice dans les 45 jours suivant la date de la réunion.
Un rapport annuel d’activité est adressé au Président de Néo-Justice en vue de l’Assemblée annuelle des associés.
Le Comité Scientifique et Éthique rend un avis et/ou émet des recommandations qui sont transmis au Président de Néo-Justice.
Droit d’information
Le Comité Scientifique et Éthique peut demander communication de toute information nécessaire à l’exécution de sa mission.
↑ Retour au sommaireCHARTE DES ARBITRES ET TIERS INDÉPENDANTS
Exigence de qualité
Afin de garantir l’excellence des services rendus, Néo-Justice a adopté la présente Charte des Arbitres et Tiers Indépendants destinée à garantir l’application des plus hauts standards de qualité.
Conditions pour intervenir en tant qu’Arbitre ou Tiers Indépendant
Seuls les Arbitres et Tiers Indépendants remplissant cumulativement les critères énoncés ci-après peuvent devenir Arbitres ou Tiers Indépendants sur neo-justice.fr :
Occuper l’une des fonctions suivantes :
- professeur de droit en exercice ou honoraire, maître de conférences ou chargé d’enseignement ;
- magistrat en disponibilité ou honoraire ;
- avocat en exercice ou honoraire ;
- directeur juridique ou ancien directeur juridique ;
- juriste d’entreprise ou ancien juriste d’entreprise.
Ne pas avoir fait l’objet d’une :
- condamnation pénale ou civile susceptible d’avoir une incidence sur la pratique arbitrale, ceci étant vérifié par la production d’un bulletin n°3 de casier judiciaire ; et
- condamnation disciplinaire pour un motif susceptible d’avoir une incidence sur les missions confiées par Néo-Justice.
- signer la présente Charte, les Conditions Générales de Service et le Règlement de Négociation et d’Arbitrage.
Rôle des Arbitres et Tiers Indépendants
L’Arbitre et le Tiers Indépendant accomplissent leurs missions personnellement, de bonne foi, de manière indépendante et impartiale.
L’Arbitre tranche et le Tiers Indépendant résout les litiges en respectant les principes fondamentaux de la justice.
Indépendance et impartialité des Arbitres et des Tiers Indépendants
Les Arbitres et Tiers Indépendants sont indépendants et impartiaux dès l’acceptation de leur nomination. Si une circonstance susceptible d’affecter leur indépendance et/ou leur impartialité apparaît ultérieurement, les Arbitres et Tiers Indépendants en informent immédiatement Néo-Justice et les parties.
L’indépendance et l’impartialité des Arbitres et Tiers Indépendants sont assurées dans les conditions prévues par le Règlement de Négociation et d’Arbitrage de Néo-Justice.
Aptitudes et disponibilité
Les Arbitres et Tiers Indépendants désignés sont choisis pour leur expérience, leurs compétences professionnelles et juridiques.
Les Arbitres et Tiers Indépendants pressentis ne doivent accepter la mission qui leur est proposée que s’ils remplissent les conditions cumulatives suivantes :
- ils possèdent la compétence juridique et/ou technique nécessaire requise par la nature du litige ; et
- ils sont disponibles en principe (i) pour trancher le litige dans un délai de deux mois à compter de l’acceptation par le défendeur de l’Arbitrage pour ce qui concerne les arbitres et (ii) pour résoudre le litige en moins de six jours pour ce qui concerne les Tiers Indépendants ;
- ils sont indépendants et impartiaux.
Confidentialité
Toute information relative à une procédure Néo-Justice est confidentielle, sous réserve de stipulations contraires et du respect de toute obligation de nature légale, judiciaire ou réglementaire.
Les Arbitres et Tiers Indépendants ne doivent en aucun cas utiliser les informations auxquelles ils ont eu accès à l’occasion des procédures Néo-Justice, dans quelque contexte ou but que ce soit en dehors de la procédure Néo-Justice. Ils ne peuvent notamment révéler à quiconque un élément concernant les discussions, orientations ou décisions prises dans le cadre des procédures Néo-Justice.
↑ Retour au sommairePOLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Protection des données personnelles
La protection des données personnelles fait l’objet d’une Politique de confidentialité dédiée, tenue à jour séparément de la présente Charte afin que les informations publiées correspondent aux traitements et outils effectivement utilisés par Néo-Justice.
Cette politique précise notamment les catégories de données traitées, les finalités et bases légales des traitements, les destinataires, les durées de conservation, les conditions de transfert éventuel, les mesures de sécurité, ainsi que les modalités d’exercice des droits prévus par la réglementation applicable.
Néo-Justice | Alma SAS
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